[VP.HCM] – TRỢ LÝ VĂN PHÒNG — [HCM] – TRỢ LÝ VĂN PHÒNG — Tiếng Việt

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC — [HCM] – TRỢ LÝ VĂN PHÒNG — Tiếng Việt

1. Công tác Hành chính – Văn phòng

• Lễ tân: Tổ chức, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp; đón tiếp và hỗ trợ khách hàng, đối tác đến làm việc tại công ty.
• Văn thư: Quản lý hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng, công văn, tài liệu nội bộ và tài liệu dự án; quản lý thư từ, công văn đi và đến.
• Hành chính: Quản lý và duy trì môi trường làm việc, cảnh quan văn phòng; theo dõi, cấp phát văn phòng phẩm; quản lý điện, nước, vệ sinh, cây xanh, tài sản và trang thiết bị văn phòng; đề xuất mua sắm khi cần thiết và thực hiện thanh toán các chi phí văn phòng liên quan.
• Đặt dịch vụ: Quản lý và thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, hỗ trợ thủ tục xin visa và các dịch vụ phục vụ công tác.
• Tổ chức sự kiện nội bộ: Tham gia phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện, hội nghị và hoạt động của công ty.

2. Công tác Tuyển dụng – Nhân sự

• Thực hiện công tác tuyển dụng các vị trí tại Văn phòng TP. Hồ Chí Minh và các vị trí khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
• Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và theo dõi kết quả tuyển dụng.
• Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và theo dõi chấm công.
• Thực hiện các công việc liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH) và KPI theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.

3. Công tác Hỗ trợ Dự án & Chăm sóc Khách hàng

• Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ liên quan đến dự án, bao gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và các tài liệu liên quan.
• Theo dõi tiến độ hoàn thiện hồ sơ, chứng từ và phối hợp với các phòng ban liên quan.
• Tiếp nhận, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng; giải đáp các thông tin cơ bản và chuyển tiếp yêu cầu đến đúng bộ phận phụ trách.
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.
• Thực hiện các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự và Ban Lãnh đạo.

II. YÊU CẦU ỨNG VIÊN

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Hành chính – Nhân sự, Ngoại ngữ hoặc các ngành tương đương.
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính – Nhân sự hoặc Thư ký tại các công ty nước ngoài.
• Thành thạo 4 kỹ năng tiếng Anh (Nghe, Nói, Đọc, Viết), có chứng chỉ IELTS 6.5 trở lên hoặc tương đương.
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office và Canva.
• Ngoại hình ưa nhìn, có phong cách thời trang và gu thẩm mỹ tốt.
• Nhanh nhẹn, chủ động, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao.
• Kỹ năng giao tiếp tốt; có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc hiệu quả và xử lý tình huống linh hoạt.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

III. CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ

1. Môi trường Làm việc Chuyên nghiệp, Cởi mở và Sáng tạo

• Làm việc cùng đội ngũ đồng nghiệp sáng tạo, thân thiện, sẵn sàng chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau.
• Môi trường làm việc tôn trọng sự khác biệt, khuyến khích đóng góp ý kiến và chia sẻ quan điểm.
• Văn hóa học tập và phát triển mạnh mẽ, tạo điều kiện để mỗi cá nhân không ngừng hoàn thiện bản thân.

2. Phát triển Con người và Sự nghiệp

• Được tư vấn, đồng hành và hỗ trợ phát triển nghề nghiệp thông qua hệ thống lộ trình nghề nghiệp rõ ràng, với các định hướng phát triển chuyên môn hoặc quản lý.
• Được định hướng và hỗ trợ thực hiện các mục tiêu cá nhân, nhóm và tổ chức.
• Được trao quyền chủ động trong công việc, khuyến khích phát huy năng lực và tinh thần trách nhiệm.
• Được tạo điều kiện và hỗ trợ chi phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao kiến thức, kỹ năng trong nước và quốc tế. Đặc biệt, nhân sự có cơ hội tham gia thực hiện các dự án tại nước ngoài.

3. Chế độ Đãi ngộ Đặc biệt dành cho TAJers

• Mức lương cứng: 12 – 15 triệu đồng/tháng (tổng thu nhập hằng năm tương đương 14 – 16 tháng lương).
• Thưởng lương tháng 13, thưởng Tết Âm lịch và thưởng các dịp Lễ.
• Xét tăng lương: Định kỳ 6 tháng/lần trong năm đầu tiên và 1 năm/lần kể từ năm thứ hai.
• Thưởng thâm niên: 50 triệu đồng khi đạt 5 năm công tác; 100 triệu đồng khi đạt 10 năm công tác.
• Chế độ nghỉ phép: Mỗi năm, CBNV được hưởng 12 ngày phép theo quy định và được cộng thêm 1 ngày phép cho mỗi 5 năm công tác. Ngoài ra, TAJers còn được hưởng kỳ nghỉ phép đặc biệt kéo dài 14 ngày liên tục khi đạt 2 năm thâm niên và 30 ngày liên tục khi đạt 5 năm thâm niên, nhằm nghỉ ngơi và tái tạo sức lao động.
• Hỗ trợ đào tạo: Lên đến 7 triệu đồng/năm để tham gia các chương trình đào tạo, nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn.
• Chăm sóc sức khỏe: Chế độ bảo hiểm sức khỏe với hạn mức chi trả điều trị nội trú lên đến 80 triệu đồng/năm.

4. Các Phúc lợi Khác

• Chế độ phúc lợi dành cho cá nhân và gia đình theo quy định của công ty.
• Tham gia các chương trình du lịch trong nước và quốc tế hằng năm.
• Được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam, bao gồm khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

TAJ Việt Nam chân thành cảm ơn sự quan tâm của các ứng viên đối với vị trí tuyển dụng này. Do số lượng hồ sơ ứng tuyển lớn, chúng tôi sẽ chỉ liên hệ với những ứng viên đáp ứng yêu cầu và được lựa chọn vào vòng tiếp theo.